Skal dere ha julebord i Bergen?
Bergen Catering lager og leverer julematen dit dere er, enten det er på jobben, hjemme eller i leide lokaler.
Vil dere slippe både rigging og rydding, kan vi ta imot dere i våre egne selskapslokaler i Travparken utenfor Bergen.
Tipsene som gjør julebordet til en suksess!
Julebordet er gjerne den store kvelden i året hele arbeidsplassen er samlet utenom jobb. Og den som får ansvaret for å arrangere julebordet, oppdager fort at det er atskillig mer å holde styr på enn å bestille et bord: dato, lokale, budsjett, meny, allergier, drikke, transport, program og bordplassering, gjerne ved siden av full jobb i årets travleste måneder.
Her er en gjennomgang av hvordan du planlegger julebordet fra start til slutt, hva folk oftest glemmer.
Begynn tidligere enn du tror
Det vanligste feilgrepet er å starte for sent. I Bergen tar lokaler og cateringleverandører imot bestillinger fra september, og de mest ettertraktede datoene – fredagene i slutten av november og de første ukene i desember – går først.
En trygg tidslinje ser omtrent slik ut:
-
3–4 måneder før (september–oktober): budsjett, dato og lokale
-
6–8 uker før: meny, invitasjon og påmelding
-
2–3 uker før: endelig antall, allergier og bordkart
-
Uken før: praktisk info til gjestene, rigg og siste bekreftelser
Rekker du ikke det? Da er torsdager, søndager og julelunsj på dagtid fortsatt gode alternativer – ofte både billigere og lettere å få plass til.
1. Sett rammene først: budsjett, antall og ambisjonsnivå
Før du henter inn ett eneste tilbud, bør du ha svar på tre spørsmål fra ledelsen. Uten dem ender du med å planlegge to ganger.
-
Hva er budsjettet per gjest? Og inkluderer det drikke, transport og eventuell overnatting, eller kommer det i tillegg?
-
Hvem er invitert? Bare ansatte, eller også ledsagere, innleide, styret og pensjonister? Dette avgjør både antall og valg av lokale.
-
Hva slags kveld skal det være? En sittende middag med taler og utmerkelser, eller et uformelt buffébord der folk kan mingle på tvers av avdelinger?
2. Velg dato, og ha en reservedato klar
Fredag og lørdag er førstevalget for de fleste, og derfor det som forsvinner først. Ha alltid to eller tre datoer du kan leve med før du begynner å ringe rundt.
Sjekk datoen mot ferieplaner, månedsslutt, store leveranser og skoleavslutninger.
-
Vurder torsdag eller en julelunsj på dagtid – lettere for småbarnsfamilier, og betydelig enklere å få plass til.
-
Send ut en «hold av datoen» så snart datoen er låst, selv om ingenting annet er bestemt ennå. Kalenderen i desember fylles fort.
-
Har dere ansatte som ikke kan delta på kveldstid, kan et løsere lunsjarrangement i tillegg være verdt å vurdere.
3. Lokalet: hjemme, ute eller leid?
Det er i praksis tre veier å gå, og de koster og krever ulikt:
-
På restaurant eller hos en arrangør. Enklest da noen andre står for alt. Til gjengjeld er det dyrest per hode, og dere må følge husets tider og meny.
-
På egen arbeidsplass med catering levert. Rimeligst og mest personlig, men noen må rigge, dekke og rydde, samt at lokalet må tåle en fest.
-
I et leid selskapslokale med mat levert. Mellomtingen: egne rammer og egen meny, uten at kontoret må ryddes bort. Bergen Catering har egne selskapslokaler i Travparken utenfor Bergen
Uansett hva dere velger – gå gjennom denne listen før du signerer:
-
Kapasitet både sittende og stående (de tallene er ikke de samme).
-
Garderobe og toaletter til antallet gjester.
-
Lyd og teknikk: mikrofon, høyttaler, mulighet for musikk og eventuelt projektor.
-
Kjøkken, anretningsrom, og om det finnes strøm, kjøleplass og benkeplass for maten.
-
Parkering og kollektivtilbud, og hvor lenge bussen eller bybanen går.
-
Når dere kan komme for å rigge, og når dere må være ute.
-
Hvem som rydder, og om det er inkludert i prisen.
-
Avbestillingsfrist og frist for endelig antall gjester.
4. Maten er det gjestene husker
Bestill maten 6–8 uker før. Da får du fortsatt velge fritt, og du slipper å forhandle om alternativer i november.
De vanligste valgene til et julebord er:
-
Tradisjonelt julekoldtbord – ribbe, pinnekjøtt, sild, spekemat og tilbehør. Trygt, festlig og lett å skalere opp
-
Varm julemeny – servert eller som buffé, for de som vil ha en «ordentlig» julemiddag
-
Småretter og fingermat – passer når folk skal stå og prate, og gjør det lettere å blåse opp antallet i siste liten
-
Julelunsj – samme julestemning på halve budsjettet, og alle kommer seg hjem til middag.
Tre ting som er lette å glemme:
-
Ha minst ett fullverdig vegetar- eller vegansk alternativ – ikke bare tilbehøret som blir igjen på bufféen.
-
Kartlegg allergier og kostbehov i påmeldingen, ikke på kvelden. Be om at det står hva personen ikke kan spise, ikke bare «allergi».
-
Regn litt rundhendt på buffé. Det er dyrere å ha for lite enn litt for mye, og de populære rettene går alltid først.
5. Drikke, transport og trygg hjemreise
Dette er den delen som oftest gir både budsjettsprekk og dårlig stemning dagen etter, og den er enkel å styre hvis du bestemmer deg på forhånd.
-
Avklar alkoholpolicyen før invitasjonen går ut: dekker bedriften et bestemt antall enheter, velkomstdrink og vin til maten, eller går baren for egen regning etter dessert? Skriv det i invitasjonen så ingen blir overrasket.
-
Sørg for gode alkoholfrie alternativer, ikke bare mineralvann. Det er en billig måte å gjøre kvelden bedre for flere.
-
Planlegg hjemreisen: felles buss, taxiavtale, eller informasjon om siste bybane og busser. Legg det i den praktiske infoen før arrangementet.
-
Utpek en eller to nøkterne verter som følger med gjennom kvelden. Det er ikke overdrevet, det er ordentlig vertskap.
6. Hvordan dekke julebordet
Borddekkingen er det første gjestene ser, og bordplasseringen er det som avgjør hvor god kvelden blir for den enkelte. Bruk litt tid på begge.
Bordkart
-
Lag et bordkart. Uten det setter folk seg med dem de sitter med hele året, og julebordet gjør ingenting for samholdet.
-
Bland på tvers av avdelinger, men sett nyansatte sammen med noen de kjenner litt.
-
Plasser de som skal si noe sentralt i rommet, så de blir hørt når det skal sies noe.
-
Ha bordkort med navn, det gjør det enklere når folk skal finne plassene sine.
Dekking og dekor
-
Velg én retning og hold deg til den: klassisk rødt og grønt, eller en mer dempet variant i hvitt, gull og gran.
-
Hold dekorasjonene lave, så folk ser hverandre over bordet.
-
Lys, litt gran eller eukalyptus og en enkel løper gjør mer for stemningen enn dyr pynt.
-
Sjekk hvor mye plass maten trenger på bordet før du fyller det med pynt siden et koldtbord krever areal.
-
Dropp glitter og konfetti hvis noen andre skal rydde lokalet etterpå.
7. Program: nok, men ikke for mye
Et julebord uten program blir stille. Et julebord med for mye program blir langt. Sikt på to eller tre faste poster, og la resten av kvelden være fri.
-
En kort velkomst fra leder på maks fem minutter, og gjerne med en takk for året som gikk.
-
En toastmaster som holder tiden og gir ordet videre. Spør noen på forhånd, ikke på kvelden.
-
Én felles aktivitet tidlig, mens alle er med: en quiz om året som gikk, bildekavalkade eller en enkel prisutdeling med glimt i øyet.
-
Julegaveutveksling eller hemmelig venn hvis det er tradisjon. Husk å sett en tydelig beløpsgrense så ingen føler seg presset.
-
Legg inn en pause mellom middag og dansing, så folk får prate.
8. Skatt og regler: det arbeidsgiver bør vite
Et julebord regnes som et velferdstiltak, og er skattefritt for de ansatte når tre vilkår er oppfylt: det er et fellesarrangement, det tilbys alle eller en betydelig gruppe av de ansatte, og det fremstår som rimelig. Det finnes ingen fast kronegrense. Vurderingen er hva som er vanlig i norsk arbeidsliv.
-
Ledsagere: skattefritaket omfatter også kostnader som faller på ektefelle, samboer og barn som deltar.
-
Overnatting: en julebordstur kan omfatte inntil to overnattinger. Blir oppholdet lengre, regnes det som ferie og blir skattepliktig.
-
Gaver: den samlede skattefrie gavegrensen er 5 000 kroner per ansatt per år, og gjelder gaver fra arbeidsgiver og tredjeparter til sammen.
NB: Skattereglene justeres fra tid til annen. Sjekk gjeldende satser hos Skatteetaten eller med regnskapsføreren deres før dere låser budsjettet.